Digitalização de documentos é a prática de utilizar scanners para converter documentos em papel em imagens digitais. Muitas empresas estão digitalizando seus documentos com o objetivo de cortar custos, aumentar a produtividade e melhorar o acesso a suas informações, entre outras vantagens. Veja abaixo mais informações sobre o processo, bem como, como podemos ajudar na conversão do acervo em papel para digital na sua empresa.

Nossos serviços

Os serviços de digitalização de documentos oferecidos pela LASER SYSTEMS consistem na retirada dos seus documentos, preparação, reparação e limpeza (retirada de grampos, clipes, adesivos, etc.), após essa etapa os documentos são digitalizados na configuração e nos formatos pré-estabelecidos (páginas múltiplas ou únicas em TIF, PDF, PDF Pesquisável, entre outros formatos), por fim as imagens são indexadas e armazenadas em mídia óptica ou enviadas para um sistema de GED local o na nuvem (CLOUD).

PreparaçãoNessa primeira etapa os documentos são submetidos a desmontagem das pastas ou envelopes e terão grampos, clipes ou qualquer objeto que possa interferir na alimentação dos scanners removidos. Caso haja necessidade os documentos ainda poderão ser reparados caso estejam rasgados e/ou amassados.

Digitalização e IndexaçãoOs softwares utilizados na captura e indexação são os melhores e mais confiáveis do mercado. Eles contam com tecnologia para obtenção da melhor imagem de forma automática, além de processar lotes de documentos mistos. Já a indexação pode ser automática ou manual de acordo com o tipo do documento.

Exportação As imagens depois de indexadas podem ser disponibilizadas em midias ópticas que armazenam não só as imagens e indices, mas também o software gerenciador. Ainda podemos realizar o upload dos arquivos para soluções ECM|GED, tais como, Organiza Prime, MS-SharePoint, entre outras.

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Porque digitalizar os seus documentos?

Existem várias vantagens na implementação de um processo de digitalização de documentos, veja algumas delas abaixo:

Economia - Armazenar e gerenciar documentos em papel é muito caro, especialmente se você guardar em gabinetes de arquivos. Um gabinete de arquivo padrão de quatro gavetas requer aproximadamente 0,25 metros cúbicos de espaço no chão, o que pode representar uma parte significativa dos custos do seu escritório. Além disso, você precisa levar em conta o custo do seu tempo para encontrar e recuperar seus documentos. A digitalização de documentos permite armazenar e recuperar seus documentos on-line. Isso reduz seus custos de armazenamento e proporciona maior eficiência no trabalho.

Compartilhamento de informações - Os sistemas baseados em papel são inerentemente ineficientes. Os documentos precisam ser impressos ou fotocopiados para que várias pessoas possam visualizá-los ao mesmo tempo. A digitalização de documentos permite que suas informações sejam compartilhadas digitalmente para melhorar a colaboração dos funcionários e melhorar os tempos de resposta dos clientes.

Gestão ambiental - A digitalização de documentos beneficia tanto a sua empresa como o meio ambiente. Ao converter seus registros impressos em imagens digitais, você usa menos papel e tinta de impressora tóxica e reduz os processos de correspondência que aumentam sua pegada de carbono.

De acordo com a pesquisa realizada por 882 membros da comunidade AIIM - Association for Information and Image Management entre 3 e 17 de novembro de 2009, os fatores mais importantes considerados pelas empresas para adotar um processo de digitalização foram:

Melhoria na localização dos documentos

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Melhoria dos Processos

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Segurança nos registros (Compliance)

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Melhoria no atendimento ao cliente

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Redução do espaço fisico

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Redução de papel

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Preciso digitalizar todos os meus documentos?

Não, você não precisa digitalizar todos os documentos. Digitalizar apenas seus arquivos ativos é uma ótima maneira de reduzir custos e ser mais produtivo. Mas também pode ser útil digitalizar os arquivos inativos pois em muitos casos eles poderão ser destruídos, ganhando assim espaço. Um serviço de digitalização sob demanda mantém seus registros em papel seguros e protegidos, além de permitir que eles sejam convertidos em imagens digitais quando necessário.

Posso descartar os documentos depois de digitalizados?

Para fazer descarte de documentos deve-se respeitar o Plano de classificação e Tabela de Temporalidade, além disso, será necessário reunir um “conselho/dirigentes” da empresa que você irá implantar a gestão documental, com alguns dos perfis: Jurídico, Gerentes do Setor e Diretoria para eleger se um documento pode ou não ser descartado.

Padrões Técnicos Mínimos para Digitalização de Documentos

O que diz a Legislação Brasileira?

“Qualquer documento no formato eletrônico, assinado digitalmente com certificado digital, ele tem o mesmo valor legal de um documento em papel, assinado com próprio punho com firma reconhecida ou não!”

“Documentos digitalizados tem o mesmo valor jurídico, desde que não seja tenha impugnação ou dúvida se é ou não falso. Ou seja, 99% dos casos trabalhistas por exemplo, são utilizados provas digitalizadas (documentos digitalizados do seu original). Caso seja solicitado o original, sendo o caso de dúvida de falsidade, então o documento original deve ser apresentado para perícia. Existem casos que mostram provas digitalizadas e não existe provas originais, então o documento digitalizado perde seu valor.”

Relacionamos abaixo parte da legislação que trata de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado englobando leis federais, Decretos, Medidas Provisórias além da normatização específica por setor.

`Dec 10.278/2020`	Estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais
`MP 881/2019`	Institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, estabelece garantias de livre mercado, análise de impacto regulatório, e dá outras providências.
`Port 211/2019`	Dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.
`Lei 13.787/2018`	Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.
`Lei 12.682/2012`	Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, defini critérios, elaboração, arquivamento, armazenagem, documentos, papel e meios da conversão eletrônica.
`Lei 12.527/2011`	regula o acesso a informações Públicas. Defini critérios, procedimento, acesso, liberação, divulgação, documento público, documento sigiloso, informação sigilosa, âmbito, administração pública, classificação, documento sigiloso, correlação, prazo, liberação, divulgação. Criação, comissão mista, objetivo, reavaliação, classificação, documento sigiloso, âmbito, administração pública.
`CJF 23/2008`	Resolução que Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.
`CFM 1.821/2007`	Resolução que aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde.
`MP 2.200-2/2001`	Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
`Dec 1.799/1996`	Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
`Lei 5.433/1968`	Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

O documento assinado eletronicamente é reconhecido da mesma forma que um documento assinado de próprio punho?

De acordo com o art. 10, da MP 2.200-2, “consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória”. No § 1º consta que “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131, da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil”.

Assim, com a edição da referida Medida Provisória, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos escritos com assinaturas autografas.

Importante frisar que os documentos eletrônicos assinados digitalmente por meio de certificados emitidos fora do âmbito da ICP-Brasil também têm validade jurídica, mas esta dependerá da aceitação de ambas as partes, emitente e destinatário, conforme determina a redação do § 2º do art. 10 da MP n0 2.200-2.

O que é assinatura digital?

É uma modalidade de assinatura eletrônica, que resulta de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia assimétrica, possibilitando verificar com segurança, a origem e a integridade do documento. O documento eletrônico assinado digitalmente (subscrito) perde a validade ante a menor alteração, pela desvinculação da assinatura digital. A assinatura digital atribui ao documento eletrônico a autenticidade (identificação da autoria), a integridade (imutabilidade lógica de seu conteúdo) e o não-repúdio.

Vale a pena terceirizar os serviços de digitalização dos documentos?

Sim, é mais barato e mais eficiente terceirizar seus projetos de digitalização de documentos com uma empresa especializada como a nossa. A digitalização interna de documentos requer os seguintes recursos:

Compra de scanners e softwares;
Organização e Preparação dos documentos e arquivos;
Treinamento e / ou contratação de pessoal;
Alocar tempo para Acompanhamento do processo.

Ao terceirizar, você transfere custos, riscos e responsabilidades para uma empresa com experiência em digitalização. Desde a fase inicial de preparação de documentos até a entrega final das imagens digitais, todo o processo é tratado por profissionais especializados e dedicados, que garantem que seus documentos sejam digitalizados com rapidez, segurança e qualidade inigualável. Essa terceirização pode ser realizada nas instalações da sua empresa quando os documentos por questões de sigilo não puderem sair do seu ambiente.

Forma de Digitalização utilizada pelas empresas